Como implementar um programa de compliance para PMEs

 

É cada vez mais comum no mercado brasileiro a mentalidade alinhada com a necessidade de operar dentro da legalidade e também de padrões éticos. O programa de compliance, neste cenário, é um elemento construído e implementado internamente para garantir a conformidade e também alinhar todos departamentos, colaboradores e fornecedores de uma empresa.

As chamadas pequenas e médias empresas, PMEs, ao contrário do que pode parecer, também colhem muitos benefícios ao adotar um programa de compliance. Mas é claro que, considerando setor e tamanho da empresa, existem as devidas adaptações necessárias para criar o departamento, definir as políticas, contratar analistas e também as ferramentas de compliance.

Então, como uma PME pode implementar o programa de compliance? Confira as principais dicas a seguir.

Trabalhe a cultura da empresa

Muito provavelmente, a cultura da empresa exista mas não seja algo documentado e amplamente difundido. Em uma PME, considerando que sua equipe é menor, fica mais fácil definir este ponto e alinhá-lo internamente.

A chamada Cultura Organizacional é o conjunto de valores, posicionamento, visão e missão de uma empresa. Estes pontos funcionam como uma orientação para toda a atuação do negócio, além de ditar como sãos os relacionamentos entre departamentos e colaboradores. 

Para implementar o programa de compliance e, efetivamente, obter resultados com ele, esta política deve ser trabalhada juntamente a cultura e mesclar-se a ela. Ética e conformidade com leis e regulamentos são valores úteis a todos negócios, concorda?

Inicie pelas lideranças

Quando uma iniciativa é implementada em um negócio, nada funciona melhor do que o exemplo. Todos departamentos estão envolvidos com o programa de compliance, mas para chegar neste nível é necessário que as lideranças adotem as iniciativas e compartilhem seus conhecimentos e resultados com todos.

Este é um dos pontos que também é calibrado dentro da cultura de uma empresa. Lembre-se também que o compliance inclui um código de ética interno, e que todos devem se orientar por ele, sem exclusividades ou flexibilização para gestores.

Considere a gestão de riscos

Caso a gestão de riscos já seja uma realidade na sua empresa, afinal é uma política necessária para todo tipo de negócio, implementar o programa de compliance fica mais simples. Isso porque você já deve ter conhecimento sobre os principais riscos e ameaças, internos ou externos, que podem afetar sua empresa. 

Com o compliance, são complementadas as atividades que mitigam riscos jurídicos, financeiros e operacionais. Alinhe tudo com seus analistas especializados na gestão de riscos, afinal algumas ferramentas e relatórios necessários podem ser compartilhados pelos dois. Caso essa estratégia ainda não faça parte da sua empresa, considere implementá-la juntamente ao compliance.

Documente o programa de compliance

Como qualquer outro processo, é importante documentar todos os pontos, definições e orientações do programa de compliance. O código de ética interno é parte disto. Além de registrar o programa textualmente, pode ser necessário criar treinamentos e comunicações para apresentar o compliance para todas partes da sua empresa.

Outra questão é que o programa de compliance deve também propor melhorias internas e atividades constantes de revisão a todos pontos. Periodicamente, os responsáveis pelo compliance deverão elaborar relatórios e análises sobre o andamento da estratégia. Novamente, este é um ponto amigável às pequenas e médias empresas pelo melhor alcance aos colaboradores e departamentos. 

Com estas dicas e com o apoio de profissionais a implementação do programa de compliance será uma realidade em qualquer empresa! Considere sempre seu mercado, públicos e as particularidades do negócio para adequar a estratégia. Se atualizar também é fundamental: aproveite e conheça a relação entre compliance e a LGPD.