Como e quando acionar o Comitê de Compliance?

 

É amplamente divulgado e assimilado que uma política de Compliance, dentro de qualquer empresa, deve ser acompanhada do correspondente Comitê de Compliance. Esse comitê reúne profissionais internos e, possivelmente, consultores externos, para manter normas atualizadas, acompanhar os códigos de conduta e ética, promover ações de conscientização e verificação, além de atender denúncias e corrigir possíveis falhas e riscos internos.

O Comitê de Compliance também pode ser identificado como Comitê de Ética, Comitê de Conduta Ética, Comitê de Auditoria ou Comissão de Compliance. O trabalho é sempre o mesmo, com foco principalmente nas ações organizacionais mas com atendimento também de acionamentos internos.

Qualquer área ou mesmo profissional dentro da organização pode acionar o comitê. O procedimento para isso é variável conforme o porte e toda a estruturação da empresa, mas deve existir independentemente.

Nos próximos tópicos, saiba como e quando acionar o Comitê de Compliance.

Quando acionar o Compliance?

Dentro de toda a política interna do programa de conformidade e integridade, é essencial que o comitê e setores relacionados divulguem quais são suas tarefas, os canais para denúncia ou contato e também todos os possíveis casos de preocupação em relação ao compliance.

Como citamos acima, uma área e mesmo um colaborador sozinho devem ter acesso fácil a canais de denúncia e outros meios de registrar um pedido junto ao comitê. São casos de atenção sobre quando acionar o compliance:

• Suborno;
• Corrupção e favorecimento;
• Lavagem de dinheiro e fraudes financeiras;
• Assédio e discriminação;
• Vazamento de dados e informações;
• Desvio de conduta;
• Uso indevido de recursos;
• Apropriação de equipamentos ou tecnologia;
• Danos aos bens da empresa;
• Riscos ambientais;
• e Qualquer outra violação à lei e regulamentações, nacionais e internacionais.

Como abrir um chamado no Compliance?

Entre os canais viáveis para uma denúncia, a empresa e o comitê podem oferecer um formulário anônimo, preferencialmente em meio digital para permitir mais detalhamento e o envio de mais informações sobre a denúncia. Meios offline também podem ser disponibilizados.

É importante que o colaborador saiba como proceder ao consultar o Código de Compliance interno. Da mesma forma, a equipe desse comitê deve saber como atender cada demanda, queixa ou denúncia registrado. Preferencialmente, leve evidências ou organize-se enquanto área ou equipe quando precisar formalizar um pedido ao comitê.

Próximos passos

Então, quando o comitê e os profissionais de compliance recebem o chamado, avaliam o pedido/denúncia e as respectivas evidências, existem diferentes processos e procedimentos que podem ser iniciados. Tudo depende da complexidade e urgência da demanda.

Neste cenário entra em cena o “plano de resposta e contingência” ou outro processo que organiza, documenta, encaminha e responde o acionamento. O comitê deve, ainda, ter um canal direto com áreas estratégicas do negócio, incluindo jurídico, Recursos Humanos, logística e produto, além da equipe de gestão de riscos.

A equipe pode consultar ou encaminhar o caso para resolução dentro dessas áreas internas, ou mesmo acionar diretamente um órgão de justiça. Idealmente, esses processos já estarão definidos, assim o comitê não vai improvisar ou “ficar perdido” com uma demanda.

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