Compliance empresarial: 5 dicas para pequenas e médias empresas

 

O contexto das PMEs – as pequenas e médias empresas – também deve ser considerado nas estratégias de prevenção e combate à fraudes empresariais, afinal, nenhum tipo de negócio está completamente a salvo de atos ilícitos. 

O compliance empresarial pode e deve ser inserido nesse cenário a fim de avaliar e fiscalizar a conformidade das empresas, seus colaboradores e todos os processos internos à conduta ética e legal perante à sociedade.

Em muitos casos, diante da impossibilidade de criação de uma área específica, é necessário atribuir a responsabilidade a um responsável pela implementação do código de conduta e todas as medidas como fiscalização de cumprimento, fiscalização de postura, entre outros pontos. Veja estas dicas e saiba como pequenas e médias empresas podem implementar o compliance.

Mapeie os riscos

Cada negócio pode apresentar riscos diferentes e o primeiro passo, antes de criar regras de conduta para a empresa, é mapeá-los para identificar qual a melhor maneira de prevenção. O programa de compliance para PMEs começa, então, identificando quais são os processos e eventuais falhas, algumas delas muito comuns como a inadimplência de fornecedores ou crises financeiras, e assim propor medidas para prevenir os riscos. A partir dessa iniciativa, é possível prosseguir com a estruturação do compliance.

Crie e implemente um código de conduta

É recomendado que todas as empresas tenham um código de conduta ética. Este instrumento documentado reúne os valores e o posicionamento da empresa no que diz respeito ao cumprimento de leis, normas internas e a outras regulamentações que regem o comportamento de todas as pessoas que mantém algum tipo de relação com empresa. É importante que a conduta seja acompanhada por gestores e o código seja atualizado sempre que necessário.

Treine seus colaboradores

Uma vez que a pequena ou média empresa crie seu código de conduta, é fundamental que todos os envolvidos sejam treinados para que o compliance seja efetivamente implementado. Nesse caso, é importante que todos saibam quando e como agir diante a situações que vão contra o que está de descrito no programa de integridade da empresa. Já no período de contratação, deve-se avaliar a postura do candidato e fit com a cultura e valores. Todos se tornam responsáveis, desde a efetivação, por cumprir as regras e também denunciar casos de omissão ou infração e, para isso, a empresa deve oferecer um canal de comunicação silencioso e seguro.

Utilize sistemas de informação

Segurança e confidencialidade são necessárias ao lidar com dados nos processos, seja em negociações para novos contratos ou atividades financeiras. A tecnologia possibilita que o programa de compliance nas pequenas e médias empresas seja ainda mais efetivo quando oferece suporte para controle e gestão de informações. Por isso, os dados devem ser protegidos e as plataformas, softwares e equipamentos também devem estar em acordo a conduta de operação da empresa.

Faça checagem de antecedentes

Nas relações comerciais entre empresas e na contratação de pessoas e serviços, a conformidade e riscos de terceiros também devem ser considerados e mitigados. Para isso, é cada vez mais comum que empresas façam a checagem de antecedentes ou Background Check, que consiste na busca de informações que auxiliam na tomada de decisões. Existem serviços e plataformas especializadas na consulta e validação de dados com a finalidade de mitigar riscos. Neste outro artigo, você aprende como fazer o background check de maneira eficiente.