Estar em conformidade com leis e normas de conduta ética poderia estar restrito ao pensamento de grandes corporações, mas essa ação se mostra cada vez mais essencial para empresas de todos os portes. Afinal, trata-se de uma garantia à existência de negócios, independentemente do setor em que atua.
No Brasil, além das regulamentações trabalhistas, tributárias e concorrencial, por exemplo, existe a Lei Anticorrupção (12.846/13), ou Lei da Empresa Limpa, que responsabiliza casos de fraudes e corrupção em empresas e orienta sobre possíveis penalidades, assim como maneiras de prevenir riscos.
A seguir, entenda mais sobre o que é compliance, seus benefícios e como a análise de dados pode dar suporte a essas áreas. Boa leitura!
Conceito de Compliance
Compliance tem origem no termo inglês, verbo “to comply” que forma a expressão “in compliance with”. Traduzindo para o mundo corporativo, significa “estar em conformidade com” leis e normas externas e também com a política interna da própria empresa.
A área de compliance, geralmente, é formada por profissionais e gestores que têm como função garantir a observância das regras através da criação de um código de conduta ético que serve a todos e qualquer pessoa física ou jurídica associada à empresa. Este ponto é fundamental para integridade corporativa que está intimamente ligada à postura ética e ao cumprimento de tais regras.
A partir disso, podemos concluir que compliance é mais que um setor que gerencia e fiscaliza processos internos: trata-se de uma conduta adotada que funciona para mitigar riscos como fraudes, sonegação, desvios e demais irregularidades, mas também para alinhar os propósitos, valores e normas a objetivos mercadológicos comuns às empresas, como o crescimento e valorização da imagem.
Importância do Compliance para empresas
Como citado anteriormente, se manter dentro das normas é primordial para a existência de qualquer organização. E, essa não é uma tarefa simples, pois são diversas as regras necessárias para estar em conformidade com a Lei. Sendo assim, o Compliance é a garantia para a resolução deste problema.
É por meio dessa solução que a organização conseguirá aumentar as suas chances de sucesso no futuro. Isso porque, a adoção de boas práticas possibilita um crescimento maior para a empresa.
Sem o Compliance, as possibilidades de conseguir arcar com todas as questões burocráticas se torna menor, o que aumenta as chances de prejuízos por multas, etc. Além disso, o não cumprimento também pode gerar uma imagem negativa da empresa perante o público.
Tipos de compliance?
Ainda que entendido como responsabilidade de todos, o compliance tem profissionais e funções específicas para criação do código de conduta ética que guiará todas as ações que envolvem a aplicação, fiscalização e auditoria, apuração e incentivo de denúncias sobre irregularidades e também a comunicação de informações.
Para isso, será necessário contar com a capilaridade desses profissionais responsáveis pelo programa de conformidade, que são chamados de compliance officer. Estes podem atuar no controle de áreas distintas como as de:
- Compliance Tributário
São diversos os tributos que um empreendedor deve arcar para manter a sua organização em dia com a Lei. E, para organizar todos esses pagamentos, é preciso contar com uma área específica, pois não é uma tarefa simples.
Sendo assim, o Compliance Tributário entra em ação neste momento, ajudando a empresa a manter essas atividades organizadas, evitando assim, o pagamento de multas por atraso, por exemplo.
E lembre-se que o não pagamento desses tributos se enquadra na sonegação de impostos, ou seja, é um crime. Portanto, a organização deve estar atenta a esse fator.
- Compliance Fiscal
Todas as empresas precisam passar informações sobre sua organização, como questões relacionadas à folha de pagamento dos colaboradores, para os órgãos reguladores.
E, são diversas as regras necessárias para cumprir todas as exigências propostas por esses órgãos. Portanto, o Compliance Fiscal age de forma preventiva para garantir que tudo esteja dentro da conformidade.
A Receita Federal faz uma análise detalhada para certificar de que todas as companhias estejam cumprindo as normas estabelecidas. Sendo assim, garantir essa ação é primordial para evitar penalizações.
- Compliance Trabalhista
Seja para contratar um novo funcionário ou até mesmo dispensá-lo, é primordial estar atento às leis trabalhistas para evitar futuros problemas para a sua organização.
Nesse sentido, o Compliance trabalhista é essencial para garantir o cumprimento de todas as exigências necessárias.
- Compliance Social
Além de questões relacionadas às Leis, também há o Compliance Social. E, nele, são abordados assuntos relacionados à visão da sociedade, como as pautas que envolvem o meio ambiente, a ética e os princípios.
Muito mais do que pensar apenas em se enquadrar nas Leis, é necessário avaliar como o seu público reage a determinadas ações realizadas pela organização.
Ter uma área especializada para resolver essas questões dentro da sua companhia é primordial. Pois, uma decisão errada, nesse aspecto, pode gerar uma imagem extremamente negativa e irreversível para o público.
- Compliance Jurídico
Além de avaliar as leis impostas por outros órgãos, a empresa também deve se atentar às suas próprias normas. Com isso, essa é uma das funções do Compliance Jurídico, isto é, ele atua para avaliar as questões determinadas no contrato da organização, por exemplo.
Verificar o horário de saída e entrada e garantir os cuidados de higiene necessários são algumas das demandas realizadas. Sem essa área, os colaboradores e a própria empresa podem estar agindo de forma indevida.
Além desses tipos que citamos, existem diversos outros. Ah, outro ponto importante é que, apesar de cada um cuidar de questões específicas a cada área de uma empresa, todas elas estão ligadas às tomadas de decisões que envolvem a estrutura organizacional.
Benefícios de uma área de Compliance
Para além da obrigação de observância da lei, o programa de compliance interno em empresas traz benefícios importantes para a imagem e respeitabilidade de uma organização perante a sociedade como um todo. Alguns destes, são:
- Eficiência na prevenção e gestão de riscos;
- Segurança jurídica e financeira;
- Redução de custos com multas e outras penalidades;
- Descontos e prioridade em linhas de crédito;
- Aumento da produtividade de colaboradores;
- Manutenção da reputação com os públicos;
- Valorização no mercado nacional e internacional;
- Garantia da integridade empresarial.
Lembrando que essas são apenas algumas das inúmeras vantagens de contar com essa área na sua empresa. Portanto, na contramão do que se possa entender como custo na criação e manutenção de uma área de compliance, ganha-se em outros pontos.
Como implementar Compliance?
Entender o que é compliance é apenas o passo inicial para a implementação do programa de conformidade em empresas. Esta é uma tarefa complexa, mas fundamental para alcançar os benefícios e ajustar a política interna às demandas existentes em relação ao cumprimento das normas.
Portanto, é fundamental iniciar o processo de implementação de compliance mapeando os possíveis riscos de atitudes ilícitas e antiéticas. Os momentos subsequentes envolvem a criação de uma política interna para mitigar esses riscos e também conscientizar o público interno sobre a importância de estar em conformidade e observar, a todo momento, se está sendo aplicado.
Em resumo, se faz necessário comunicar e definir canais eficientes para garantir que o compliance seja efetivamente implementado e faça parte da cultura da empresa, como dissemos, independentemente do porte ou setor de mercado.
Dicas para um Compliance eficiente
Agora que entendeu melhor como funciona o processo de implementação, iremos detalhar cada fase para que consiga aplicá-lo de forma eficiente ao seu negócio. Veja a seguir!
- Avalie os riscos
O primeiro passo, para que consiga aplicar a estratégia, é analisar os possíveis riscos que a sua empresa tem caso não cumpra todas as normas necessárias.
- Planejamento
Após avaliar os riscos, comece a fazer um plano de ação, isto é, detalhe cada etapa do Compliance. Por exemplo, defina como será a divulgação, a capacitação dos funcionários e o monitoramento.
- Crie um documento com as normas
Na terceira etapa, crie um documento que tenha todas as regras de condutas. Lembrando que esse texto precisa ser claro e objetivo. E, além disso, também deve fazer sentido com os valores e as necessidades da organização.
- Crie canais abertos para a comunicação
Outro ponto importante para colocar a estratégia em prática é definir canais de comunicação. Pois, caso o público, interno ou externo, tenha alguma denúncia ou sugestão, poderão enviar à empresa para que as questões sejam analisadas.
- Treine os colaboradores
Todos os funcionários da organização devem estar cientes do que deve ou não ser feito. Sendo assim, os capacite para que tudo seja realizado conforme o planejado.
- Acompanhe o projeto
Além de colocar em ação, é preciso acompanhar de perto o projeto. Pois, somente assim, a sua empresa conseguirá entender se a estratégia está sendo eficiente.
- Monitore os resultados
Por fim, outro ponto importante é avaliar os resultados. Sendo assim, caso identifique algum gargalo, rapidamente conseguirá resolvê-lo.
Agora, aproveite essas dicas para que consiga implementar um processo de Compliance eficiente na sua organização!
Desafios na implementação de um Programa de Compliance
Ao começar a implementar uma área de Compliance, a sua organização pode enfrentar algumas dificuldades. Pensando nisso, selecionamos as principais delas para que fique ciente e se prepare. Veja a seguir!
- Financeiro: principalmente para empresas de pequeno porte, a falta de capital pode ser um dos desafios enfrentados. Porém, é preciso ter em mente que o esforço irá valer a pena, pois evitará prejuízos maiores no futuro. Além disso, organizações pequenas não precisam investir em uma área enorme — dependendo da situação, apenas um profissional pode ficar responsável pelo Compliance.
- Envolvimento dos colaboradores: outro problema a ser enfrentado é a falta de envolvimento dos funcionários. Portanto, para resolver a situação, busque trabalhar bem a comunicação no início do projeto. Além disso, também ofereça treinamentos para que eles possam entender o que deve ser realizado.
- Monitoramento: é necessário ter em mente que além de instaurar a área, é preciso monitorá-la para ter os resultados necessários. Portanto, as análises e as auditorias devem ser frequentes.
- Falta de um canal de denúncias: ter um local para as denúncias é essencial para o Compliance. Além disso, para que ele funcione, é preciso garantir a segurança, por exemplo, o anonimato é essencial.
Agora que viu todas essas dificuldades, poderá se preparar e ficar atento para superá-las!
Compliance x Governança Corporativa
Pelas semelhanças, é comum que muitas pessoas acabam confundindo o Compliance e a Governança Corporativa. Porém, tratam-se de conceitos distintos.
Enquanto o Compliance se atenta para seguir questões relacionadas às normas, sejam internas ou externas, a Governança Corporativa age com um conjunto de práticas para fortalecer a empresa e também alinhar os interesses do negócio, dos diretores, dos sócios, etc.
Sendo assim, essa área trabalha para ressaltar todos os benefícios de uma atuação ética da organização, aumentando assim, a sua reputação e as suas chances de sucesso.
Lei Anticorrupção e Compliance
Devido aos grandes escândalos envolvendo a corrupção no país, criou-se a Lei Anticorrupção, Nº 12.846/2013. Sendo assim, o seu objetivo é garantir que todas as organizações brasileiras cumpram suas responsabilidades administrativas e civis.
E, o não cumprimento dessas normas podem gerar penalidades para as empresas, como a perda de bens e as multas, nas quais os valores são definidos com base nos agravantes e atenuantes.
Portanto, para evitar que as organizações sofressem com esses desdobramentos, houve a necessidade de contar maneiras para evitar condutas corruptoras. Sendo assim, o Compliance se tornou uma ferramenta essencial.
LGPD e Compliance: qual a relação?
Como você viu ao longo do texto, o Compliance age para garantir que a organização cumpra todas as normas necessárias, evitando problemas com as leis. Sendo assim, principalmente com o avanço da tecnologia, a área responsável também deve se atentar ao cuidado com os dados pessoais de clientes e colaboradores.
Nesse sentido, o Compliance e a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) têm uma relação direta. Pois, os dois visam buscar a conformidade das empresas perante as normas estabelecidas.
Sem dúvidas, os profissionais responsáveis pelo Compliance devem ter conhecimento sobre a LGPD, pois esse é um dos elos para garantir o cumprimento de todas as normas estabelecidas na Lei.
Conclusão
Estar em conformidade com as normas, sejam externas ou internas, é primordial para o crescimento saudável do seu negócio. Isso porque, essa ação irá evitar diversos problemas para a sua empresa.
Nesse sentido, implementar a área de Compliance na sua organização é a solução ideal, pois ela cuidará de cada aspecto para que a sua companhia não sofra com penalizações no futuro.
E aí, gostou do conteúdo? Esperamos que sim! Agora, para que consiga se aprofundar ainda mais no tema da LGPD que citamos ao longo do texto, clique aqui e confira o artigo que selecionamos para você. Boa leitura!
RESUMINDO
Estar em conformidade com leis e normas de conduta ética poderia estar restrito ao pensamento de grandes corporações, mas essa ação se mostra cada vez mais essencial para empresas de todos os portes.para sua empresa
